دليل خطابات إثبات العمل في الولايات المتحدة

يؤكد خطاب إثبات العمل وقائع يستطيع ممثل مخول من جهة العمل دعمها بسجلات الشركة. قبل الصياغة اسأل الجهة إن كانت تريد خطاباً موقعاً أو نموذجاً خاصاً أو قسيمة راتب حديثة أو مستنداً آخر. قد تختلف متطلبات المقرض والمالك ومكتب المزايا وجهة الترخيص. دوّن الموعد وطريقة التسليم والمرجع وما إذا كان يجب ذكر الأجر. طلب الموظف ليس إثباتاً صادراً عن جهة العمل.

نموذج I-9 هو إجراء اتحادي يستخدمه أصحاب العمل للتحقق من الهوية والأهلية للعمل لمن يتم توظيفهم في الولايات المتحدة. ليس خطاباً عاماً للمالك أو المقرض أو المدرسة أو مقابلة التأشيرة. يؤكد خطاب العمل عادة الوظيفة والتواريخ والحالة الحالية إذا قررت جهة العمل تقديمها. لا تقل إن الخطاب يغني عن I-9 أو E-Verify أو سجلات الرواتب أو النماذج الحكومية.

استخدم الاسم القانوني لصاحب العمل واسم الموظف المسجل والمسمى الوظيفي وتواريخ العمل ووسيلة تواصل تسمح بها الجهة. إذا طُلب الراتب فتحقق من الفترة والعملة ودورية الدفع وهل الرقم إجمالي أم صافٍ. لا تخمّن تاريخ البدء أو الحالة أو الساعات أو الأجر. يحذف الموقع ما لا تكشفه الجهة بدلاً من تقديره. احتفظ بنسخة وإثبات التسليم.

قد تطلب الجهة تاريخاً حديثاً وبريداً مباشراً للموارد البشرية وتوقيعاً ورقياً أو إلكترونياً وورقاً رسمياً ومرجعاً أو إذناً بالتحقق. قد يركز المالك على الدخل المستمر، وقد يطلب المقرض نموذجاً محدداً، وقد يطلب مكتب المزايا التواريخ والساعات. اسأل قبل إرسال التفاصيل. لا تدرج رقم الضمان أو الحساب البنكي أو المعلومات الطبية أو ملاحظات الأداء غير المطلوبة.

تختلف قواعد I-9 الاتحادية عن سياسة جهة العمل في إصدار الخطاب. قد تؤثر قوانين الولاية المتعلقة بالخصوصية والأجور وسجلات العمل وشفافية الأجر في البيانات التي يجوز كشفها. قد تحدد سياسة العمل أو الاتفاقية الجماعية من يوقع. لا يحدد الموقع قانون الولاية أو الحاجة إلى موافقة. اسأل الموارد البشرية واستعن بمختص محلي عند وجود نزاع أو طلب منظم.

قبل التسليم طابق كل تاريخ ومسمى مع سجلات جهة العمل، وتأكد من صلاحية الموقع، واحذف الادعاءات غير المدعومة، وراجع تعليمات التقديم، واحتفظ بالنسخة المرسلة. إذا كان الخطاب للهجرة أو ترخيص منظم أو محكمة أو طلب مالي فاسأل الجهة عن النموذج أو الدليل المعتمد.