اختر بحسب الغرض

ما المهمة التي تريد من المستند أداءها؟

ابدأ بالإجراء ومن يستطيع التوقيع بصفة صحيحة، لا بالعنوان الذي يبدو أكثر رسمية.

العمل والتوظيف

تحتاج إثبات عمل؟ اطلبه من صاحب العمل، أو استخدم وضع الإصدار عن الجهة فقط بصلاحية فعلية.

تحتاج تفاصيل الأجر؟ اطلب سجل راتب ولا تصدر بنفسك شهادة عن جهة العمل.

تترك وظيفتك؟ حدد آخر يوم مقترح وتسليم المهام؛ فالخطاب لا يحدد مهلة الإشعار الملزمة.

تطلب استرداد عملية شراء؟ حدد المعاملة والمشكلة والمبلغ المطلوب.

تطلب التحقيق في مشكلة لم تُحل؟ اذكر تسلسل الوقائع والحل المحدد.

استلمت المال فعلاً؟ سجل الدفعة وحدد إن كانت جزئية.

لست متأكداً من تسوية الحساب؟ اطلب المطابقة بدلاً من التنازل عن مطالبات.

تتابع فاتورتك؟ حدد مرجعها واطلب بيان الحالة أو تصحيحاً.

أبلغ عن الصيانة بالتاريخ والمكان وترتيبات الدخول الآمنة. لا تعتمد على خطاب عادي عند خطر فوري.

تحتاج من يستلم مستندات؟ اسأل عن نموذج الجهة والتحقق من الهوية وحدد المهمة وتاريخ النهاية.

تحتاج صلاحية قانونية واسعة؟ استخدم ورقة تحضير لتنظيم الأسئلة للمختص، لا وكالة نهائية.

تدعو زائراً؟ صف الغرض والعلاقة والترتيبات الحقيقية دون وعد بتأشيرة.

تطلب مساعدة؟ حدد المكتب وتغير الظروف ونوع الدعم المطلوب.

لا ينطبق ما سبق؟ اكتب مراسلة عامة ثم تحقق من إجراء الجهة المستلمة.